ERP-системы обнажают проблемы менеджмента

ERP-системы обнажают проблемы менеджмента
ERP-системы обнажают проблемы менеджментаERP-СИСТЕМЫ (Enterprise Resource Planning) предназначены для предоставления руководству информации в режиме on-line. Системы данного типа объединяют производство, управление, планирование, финансы и бухгалтерию, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление или поставку продукции и предоставление услуг. Системы ERP предназначены в основном для средних и крупных предприятий, нуждающихся в централизации информации, поступающей от подразделений. Они позволяют значительно упростить структуру управления, оптимизировать бизнес-процессы.
Бум внедрения ERP-систем в развитых странах пришелся на середину 90-х годов. В России количество неудачных внедрений тогда доходило до 60%. С тех пор ситуация улучшилась — консультанты по внедрению и службы информационных технологий на предприятиях приобрели опыт. Сейчас в России весь рынок ERP-систем специалисты оценивают в $50-60 млн в год. Системы SAP/R3, Oracle Applications, MBS-Axapta, Baan в основном внедряются на крупных предприятиях. На средних и малых предприятиях выбирают MBS-Axapta, MBS-Navision, Scala, Sun Systems, «Галактику», SyteLine, «Парус», «БЭСТ», «1С» и др.
ERP-системы состоят из модулей, каждый из которых выполняет задачу автоматизации определенной функции предприятия. Один из центральных модулей — управление производством. Среди задач, решаемых посредством модуля: формирование и корректировка плана производства на основании портфеля заказов и плана сбыта; контроль выполнения планов производства, снабжения и сбыта; контроль качества выпускаемой продукции. Модуль управления финансами (FM — Finance Management) также включает в себя средства автоматизации бухгалтерского учета. Система управления логистическими цепочками (SCM — Supply Chain Management) позволяет оптимизировать структуру складов и схему транспортных операций. ERP-системы также включают в себя модули управления взаимоотношениями с клиентами (CRM — Customer Relationship Management), управления персоналом и зарплатой (HRM — Human Resources Management) и др.
Все модули функционируют в единой информационной среде. А объекты, созданные в одном из модулей, доступны для использования в других. Например, при планировании сбыта могут создаваться заявки, которые будут использованы при планировании производства и закупок.
Если на предприятии уже существуют модули автоматизации бизнес-процессов, не обязательно ломать старую систему и мигрировать на новую. Например, какое-то время назад была внедрена система бухгалтерского учета, которую персонал уже освоил и достаточно эффективно использует. Разработчики ERP имеют возможность состыковать собственное ПО с уже используемым. В некоторых случаях интеграции системы с чужими модулями не избежать, например если среди стандартного набора предоставляемых разработчиком решений нет удовлетворяющего специфическим потребностям клиента.
Ох, и сложная это работа…Внедрение ERP-систем — процесс достаточно сложный и длительный. Он может продолжаться от 6-8 месяцев в небольшой компании до нескольких лет в крупном холдинге. Срок зависит от количества необходимых доработок, которые специалисты по внедрению должны внести в готовое решение разработчика, и проявления специфических проблем при внедрении. Чем меньше компания, чем проще ее структура, тем меньше «дописываний» требует система. Руководитель направления корпоративных информационных систем холдинга «Газпром-Медиа» Павел Чирочкин говорит, что внедрение основных модулей и функций в его компании произошло в течение трех месяцев. Впрочем, по его словам, такой срок — скорее исключение, чем правило. Программное обеспечение удалось внедрить быстро потому, что заказчик представлял себе, что хочет получить от системы, а также был хорошо знаком с основными характеристиками продукта. Если же компания крупная, со сложной разветвленной структурой и специфическими бизнес-процессами, только один модуль могут внедрять 6-9 месяцев, а всю систему — до 4-5 лет.
По словам управляющего партнера компании «МАГ-КОНСАЛТИНГ» Андрея Гершуна, проблемы, затягивающие сроки внедрения, могут возникнуть буквально на всех этапах. На этапе разработки проекта значительные затруднения может вызвать отсутствие цели внедрения системы — проект разрабатывается в силу желания руководства просто автоматизировать предприятие. На этапе оценки проект по внедрению может и закончиться, так как после проведения обследования предприятия первоначальная стоимость проекта может возрасти в два-три раза. После проведения необходимой доработки готового решения под нужды клиента, бывает, вскрывается еще один «подводный камень» — изменение бизнес-процессов компании, которое может произойти за 2-3 месяца. Даже после успешного прохождения всех тестирований на ограниченном количестве рабочих станций система может не сработать в масштабах всего предприятия.
Андрей Гершун рассказал об одном из случаев, когда после запуска системы в одной из компаний была выявлена дебиторская задолженность на $0,5 млн. Обрадованное руководство выплатило премии работникам, внедрявшим программное обеспечение. Через некоторое время оказалось, что произошел сбой системы и отчетность была сформирована некорректно.
Сколько стоит?Стоимость ERP-системы включает в себя стоимость лицензий, затраты на внедрение и сопровождение. Стоимость лицензий для среднего предприятия достигает $20-50 тыс., для крупного — $100 тыс. и более. Услуги консультантов по внедрению обычно составляют около 100-200% от стоимости лицензий. «Дописывание» программы под конкретного клиента влечет за собой удорожание проекта от 30-40% от стоимости закупленных лицензий. Верхнего предела стоимости доработок не существует. На этапе реализации проекта возможно появление незапланированных первоначально расходов. Эксперты советуют руководителям формировать резервный фонд в 20-30% от стоимости проекта, которые могут потребоваться для урегулирования специфических проблем, возникших при внедрении.
Стоимость ERP-системы, как утверждает президент корпорации «Галактика» Николай Красилов, «зависит от ценовой политики разработчика, от сегмента рынка, на который ориентирована система. Решения для очень крупных холдингов со сложными бизнес-процессами и распределенной структурой стоят, естественно, дороже — ввиду широкой функциональности, наличия средств консолидации информации, специальных инструментов для поддержки принятия решений топ-менеджмента». Стоимость проекта автоматизации крупного предприятия достигает $1-2 млн. Проектом-рекордсменом по стоимости может стать автоматизация компании «Связьинвест» программными средствами Oracle на сумму $153 млн.
Для среднего бизнеса применяются специальные схемы, которые помогают сделать систему дешевле. Можно внедрять систему поэтапно — модуль за модулем. Это снизит финансовую нагрузку на предприятие заказчика. Российские руководители достаточно часто снижают стоимость проектов, проводя доработку готовых решений и их внедрение силами собственных специалистов. Такая схема внедрения обходится дешевле, так как услуги консультанта оплачиваются из расчета от $30 до $150 в час, а собственные ИТ-специалисты получают оплату по фиксированной ставке. Можно также возложить основную нагрузку по обучению пользователей на своих специалистов.
Услуги по поддержке системы не предоставляются заказчику автоматически после внедрения. Обычно заказчики заключают с представителями разработчика контракт на год, который затем автоматически ежегодно продлевается. Поддержка, как правило, включает в себя регулярное обновление программного обеспечения и помощь консультантов поставщика в устранении возможных технических неполадок. Подобные услуги обойдутся примерно в 15% от стоимости лицензий в год.
Где родился, там и пригодилсяРуководители при сравнении западных и отечественных ERP-систем прежде всего обращают внимание на привлекательную цену решений, разработанных российскими программистами. Стоимость отечественных систем в среднем в 1,5-2 раза ниже, чем западных. Однако это не единственное различие.
Консультант, к. т. н. Виктор Когаловский считает, что заказчики, выбирающие лидирующие западные ERP-системы, рассчитывают на приобретение вместе с этими системами лучшего мирового опыта управления. Именно поэтому значительную долю затрат при внедрении таких систем отводят для консалтинга. Имя брэнда и принципы формирования отчетности в соответствии с международными стандартами облегчают российской компании взаимодействие с западными партнерами.
Достоинством решений крупных западных производителей, продолжает Виктор Когаловский, является и то, «что лидирующие западные системы и их внедренцы пережили большее число внедрений, а также то, что в разработку инвестировано больше ресурсов (в том числе человеко-часов разработчиков и тестировщиков). Эти факторы минимизируют риск использования предприятия заказчика в качестве полигона для бета-тестирования и риск обнаружения при внедрении новых проблем».
Западные разработчики проводят локализацию, или адаптацию, решений к требованиям российского законодательства. Однако, как считает Николай Красилов, степень соответствия решений западных производителей российским бизнес-процессам является недостаточной. Например, западные продукты не дают возможности проведения корректировок «задним числом». Часто в российской практике документация оформляется с большим опозданием, поэтому данные приходится вводить примерно и при поступлении документов исправлять. В российских системах для этого созданы специальные режимы. Модули, предназначенные для проведения бухгалтерской отчетности и расчета заработной платы, также с трудом приспосабливаются к российским реалиям. Бывает, что на предприятии устанавливают западную ERP-систему, а для представления отчетности используют специализированные бухгалтерские продукты отечественного производителя (например, «1С:Бухгалтерия», «Парус»), а также специализированные программы для расчета заработной платы (например, «БОСС-Кадровик»).
В пользу российских систем говорит и то, что разработчики находятся буквально «под рукой». С ними легче взаимодействовать при обсуждении доработок или специализированных разработок. Разработчики признают, что систем, универсальных на 100%, то есть одинаково хорошо решающих все задачи, не бывает. Каждая ERP-система сильна в чем-то определенном. Собеседники журнала Выбери.by утверждали, что Baan хороша в процессном производстве, SyteLine — в логистике, MBS Axapta — в финансовой отчетности, российская система М3 хорошо зарекомендовала себя в металлургическом производстве.
Какое ПО выбрать?Павел Чирочкин советует руководителям, стоящим перед выбором ERP-системы, использовать так называемую морфологическую таблицу. Таблица включает в себя целый ряд позиций, которые определяются заказчиком на основании целей проекта. Эти позиции включают в себя цену, функциональность решения, известность поставщика, сроки внедрения, масштабируемость, возможность адаптации под требования бизнеса и др. Каждый из критериев необходимо проранжировать исходя из степени важности для компании.
В России почти не проводятся работы по оценке экономического эффекта от внедрения ERP-систем, так как процесс этот достаточно дорогой и трудоемкий. Руководитель сектора информационных технологий ЗАО «МСС-Старт» («Мобайл-Центр») Николай Можайкин говорит, что компания не занималась подсчетом прибыли от использования системы. Но, по его мнению, проект окупился достаточно быстро. «Может быть, мы бы и обошлись без системы в 1996 году, но через год объем операций значительно вырос, мы открыли новые магазины и продолжаем открывать. Вряд ли наш бизнес развивался бы так успешно, если бы наша компания не автоматизировала основные бизнес-процессы».
По мнению директора Управления планирования и развития ОАО «Энергомашкорпорация» Виктора Насобина, ERP-системы особенно эффективны на крупных предприятиях, подразделения которых разнесены территориально. Значительно сокращаются затраты на административно-управленческий аппарат среднего звена. Информация со всех предприятий, принадлежащих корпорации, доступна в режиме реального времени — все процессы у руководства «как на ладони», что значительно облегчает управление. На 20-30% сокращаются непроизводственные расходы.
От внедрения ERP-систем обычно ожидают сокращения потерь за счет более совершенного учета затрат. Положительный эффект от планирования материальных потоков проявляется в уменьшении складских запасов и складских площадей. Использование системы контроля качества и строгого соблюдения технологических норм снизит объемы производственного брака.
Отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, хранение истории взаимоотношений с контрагентами уменьшат потери, связанные с недобросовестностью поставщиков или покупателей, транспортно-заготовительные расходы, повысят эффективность работы персонала, а также уменьшат затраты на административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации. Но экономического эффекта можно ожидать, если система не слишком дорога и действительно способна прижиться на предприятии.